El ABC sobre el Depósito de Cuentas Anuales de las Cooperativas de Trabajo Asociado (FEVECTA)

Por Carmen Herrera Sorroche, economista de la Federación Valenciana de Cooperativas de Trabajo Asociado (FEVECTA). (Reproducción del Blog semanal).

Las cooperativas deben llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad con arreglo al Código de Comercio, al Plan General de Contable y las Normas Contables Cooperativas y, tal y como ya explicamos anteriormente en el artículo del blog de FEVECTA titulado “Como se legalizan los libros contables de una Cooperativa de Trabajo Asociado”, están obligadas a legalizar los libros contables en el plazo de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio económico.

No obstante, no hay que confundir la legalización de los libros contables con la obligación de Depositar las Cuentas Anuales. Son dos actos distintos, aunque muchas cooperativas, sobre todo las de reciente constitución que no han contratado los servicios de asesores contables, suelen confundirse y pensar que estamos hablando de lo mismo, dejando de cumplir con alguna de estas obligaciones.

En este artículo trataremos el procedimiento de formulación, aprobación y depósito de las Cuentas Anuales en las Cooperativas de Trabajo Asociado.

1º) ¿Qué son las Cuentas Anuales? ¿Qué documentos la componen?

El artículo 34.1 del Código de Comercio establece que al cierre del ejercicio el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que estarán comprendidas por:

• El Balance de situación a fecha de cierre del ejercicio,
• La Cuenta de Pérdidas y Ganancias,
• El Estado de Cambios de Patrimonio Neto,
• El Estado de Flujos de Efectivo y
• La Memoria Económica.

Todos estos documentos forman una unidad. No obstante, El Estado de cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo no son obligatorios cuando el Balance y la Memoria Económica se formulen con el Modelo Abreviado del PGC, o cuando se hayan formulado las cuentas anuales de acuerdo al PGC para Pymes.

Y esto, ¿cuándo es posible?

Cuando, durante dos ejercicios consecutivos, reúnan a la fecha de cierre de cada ejercicio, al menos, dos de las siguientes circunstancias:

• El volumen total de activo no supere los 4.000.000 euros.
• El importe neto de la cifra de negocios no supere los 8.000.000 euros.
• El nº medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

2º) ¿Quién y cuándo se formulan las cuentas anuales de las CTAs?

Es el consejo rector o, en su caso, el administrador único o los administradores (solidarios o mancomunados) son los que, en el plazo máximo de cuatro meses desde el cierre del ejercicio, formularán las cuentas anuales, el informe de gestión (en su caso) y lo pondrá (en su caso) a disposición de los auditores externos para que emita su informe. Estos documentos deberán ir firmados por todos los miembros del Consejo Rector o administradores y, si faltase la firma de alguno de ellos, deberá indicarse expresamente la causa.

¿Qué es el informe de gestión? ¿Cuándo es obligatorio formular el informe de gestión?

El informe de gestión, es un documento que deberá elaborar el consejo rector cuando la cooperativa esté obligada a auditar sus cuentas. Si no existe obligación de auditar las cuentas anuales, la elaboración del informe de gestión es de carácter voluntario. En el informe de gestión se explica detalladamente la marcha de la cooperativa y las expectativas reales de la misma, siempre respetando que esta informacion sea congruente con los documentos contables.

¿Cuándo una cooperativa valenciana está obligada a auditar sus Cuentas Anuales?
Según el Art. 50 de la Ley de Cooperativas Valenciana:

a) Cuando así lo exija la Ley de Auditoría de Cuentas y sus normas de desarrollo.
b) Cuando se hayan dotado de una sección de crédito.
c) Cuando al menos un 10% de los socios o 50 socios solicite al Registro de Cooperativas que nombre un auditor de Cuentas de un ejercicio determinado.
d) Cuando lo prevean los Estatutos o lo acuerde la Asamblea General, los administradores o la comisión de control de la gestión.

3º) Una vez formuladas las cuentas anuales, ¿cuál es el procedimiento a seguir?

En primer lugar, las Cuentas Anuales, el informe de gestión y el informe de auditoría, en su caso, deberán ponerse a disposición de los socios, de acuerdo a lo estipulado en el art. 26 de la Ley de Cooperativas Valenciana.

En segundo lugar y, dentro de los 6 meses posteriores al cierre del ejercicio económico anterior, la Asamblea General Ordinaria deberá reunirse para examinar la gestión social y, aprobar en su caso, las Cuentas Anuales y la distribución de los excedentes o la imputación de las pérdidas.

Finalmente y, una vez aprobadas por la Asamblea General, el Consejo Rector las depositará en el Registro de Cooperativas correspondiente, en el plazo de un mes desde la fecha de su aprobación.

Hay que tener en cuenta que, transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado el Depósito de Cuentas anuales debidamente aprobadas, no se inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito.

4º) ¿Dónde deben depositar las Cuentas Anuales las cooperativas? Aspectos formales.

Al igual que la legalización de los libros contables, la inscripción del depósito de Cuentas anuales de las cooperativas es una función que corresponde al Registro de Cooperativas competente. Pero, gracias al convenio que existe entre la Generalitat Valenciana y el Registro Mercantil, las cooperativas sometidas a la legislación valenciana que depositen las cuentas anuales en el Registro Mercantil habrán cumplido con el Registro de Cooperativas (Disposición Adicional Sexta de la Ley de Cooperativas de la Comunidad Valenciana).

Por tanto, en la práctica, las cooperativas pueden elegir dónde depositar sus cuentas anuales. Y en este punto nos encontramos con las mismas diferencias que existen al legalizar los libros contables en un registro u otro. Mientras que en el Registro de Cooperativas es un trámite gratuito que se realiza mediante la presentación física de una instancia  y las cuentas impresas en papel, en el R. Mercantil se presentan telemáticamente y tienen un coste.

Para la presentación física de las Cuentas Anuales en el Registro de Cooperativas, lo primero que hay que saber es que este registro no ofrece modelos o formularios. Las cuentas se pueden imprimir directamente de la contabilidad o se pueden elaborar utilizando el Excel y el Word, por ejemplo. Lo importante es, que se confeccionen respetando las Normas contables de las sociedades cooperativas y los modelos de cuentas anuales de dichas normas.

Con respecto a la encuadernación, se puede utilizar cualquier sistema de encuadernación: gusanillo, grapas, etc., y sólo es obligatorio presentar un juego de las mismas, que se quedarán depositadas en el Registro. No obstante, si la cooperativa quisiera tener otro juego de cuentas registrado en su poder puede presentar dos y luego solicitar al Registro que le devuelva uno de ellos con su diligencia de inscripción. En este punto, advertir que el Registro no suele avisar cuándo las Cuentas ya están registradas, con lo cual será la cooperativa la que deberá interesarse para recoger su ejemplar.

Tal y como ya explicamos anteriormente, cuando la cooperativa esté obligada a auditar Cuentas tendrá que adjuntar a las mismas el informe de auditoría y, también, el informe de gestión. Y, en cualquier caso, tienen que presentar un Certificado del Acta de la Asamblea General, emitido por el Secretario y con el Visto Bueno del Presidente de aprobación de Cuentas Anuales: Modelo general de certificado de acta de aprobación de Cuentas

En cambio, en el Registro Mercantil, la presentación de las Cuentas Anuales para su depósito se puede realizar de forma telemática o físicamente en papel, CD o DVD.

Además, este Registro facilita modelos de cuentas y formularios, pero no es un trámite gratuito.

En mi opinión, como siempre, lo mejor es depositarlas en el Registro de Cooperativas, que es donde realmente existe la obligación. Aunque, es totalmente comprensible que, en algunos casos, por comodidad se decida depositarlas en el Registro Mercantil.